Der IRS Letter 147C

Nach der Gründung einer LLC erhält die Gesellschaft vom Internal Revenue Service zunächst den IRS Letter CP 575 als Bestätigung der vergebenen Employer Identification Number. Im Laufe der Jahre kommt es jedoch nicht selten vor, dass dieses Schreiben verloren geht oder nicht mehr auffindbar ist.

Gerade dann stellt sich die Frage, wie die steuerliche Registrierung der Gesellschaft gegenüber Banken, Behörden oder Geschäftspartnern weiterhin nachgewiesen werden kann. Für diesen Fall stellt der IRS den Letter 147C zur Verfügung. Er gehört zu den am häufigsten angeforderten Dokumenten im praktischen Alltag amerikanischer LLCs.

Der IRS Letter 147C ist ein offizielles Bestätigungsschreiben des Internal Revenue Service. Er bestätigt, dass einer Gesellschaft bereits eine Employer Identification Number zugeteilt wurde. Es handelt sich somit nicht um eine neue Registrierung, sondern um einen erneuten offiziellen Nachweis einer bereits bestehenden steuerlichen Identifikation.

Der IRS geht davon aus, dass Unternehmen ihre Unterlagen über viele Jahre aufbewahren. Dennoch können Dokumente verloren gehen, vernichtet werden oder nicht mehr verfügbar sein. Damit Unternehmen ihre steuerliche Registrierung weiterhin nachweisen können, stellt der IRS auf Anfrage den Letter 147C aus.

Zwischen beiden Schreiben besteht ein wesentlicher Unterschied. Der CP 575 wird unmittelbar nach Vergabe der Employer Identification Number erstellt und bestätigt die erstmalige Registrierung.

Der Letter 147C wird dagegen erst nachträglich erstellt, bestätigt eine bereits vorhandene Employer Identification Number und dient als Ersatznachweis. Beide Dokumente bestätigen dieselbe steuerliche Identifikationsnummer.

Ein häufiger Irrtum besteht darin, anzunehmen, durch den Letter 147C werde eine neue EIN vergeben. Dies trifft nicht zu. Die Gesellschaft behält ihre bestehende Employer Identification Number. Der IRS bestätigt lediglich erneut deren Existenz.

Der Letter 147C besitzt erhebliche praktische Bedeutung. Er wird häufig verlangt von:

• Banken
• Zahlungsdienstleistern
• Steuerberatern
• Geschäftspartnern
• Behörden
• Finanzinstituten

Gerade wenn der CP 575 nicht mehr vorhanden ist, stellt der Letter 147C regelmäßig den anerkannten Ersatznachweis dar.

Auch internationale Unternehmer benötigen den Letter 147C gelegentlich, beispielsweise bei Kontoeröffnungen, Compliance-Prüfungen, internationalen Registrierungen, Steuerberatungen und Unternehmensprüfungen. Gerade außerhalb der Vereinigten Staaten wird häufig ein offizieller Nachweis der Employer Identification Number verlangt.

Der Letter 147C besitzt ausschließlich steuerliche und administrative Bedeutung. Er verändert insbesondere nicht:

• die Rechtsform
• den Haftungsschutz
• das Operating Agreement
• die Mitgliedschaftsrechte
• die Organisationsstruktur

Er bestätigt lediglich die bereits bestehende steuerliche Registrierung.

Auch der Letter 147C sollte dauerhaft archiviert werden. Empfehlenswert ist eine Aufbewahrung in Papierform, digital und gemeinsam mit sämtlichen übrigen Gründungsunterlagen. Dadurch bleibt der Nachweis jederzeit verfügbar.

Mythos 1: Der Letter 147C enthält eine neue Employer Identification Number. Er bestätigt ausschließlich die bereits bestehende steuerliche Identifikationsnummer.

Mythos 2: Der Letter 147C ersetzt die Gründung der LLC. Er besitzt ausschließlich steuerliche Dokumentationsfunktion.

Mythos 3: Der Letter 147C wird automatisch erstellt. Regelmäßig wird er erst ausgestellt, wenn ein entsprechender Ersatznachweis benötigt wird.

Eine Wyoming LLC wurde vor mehreren Jahren gegründet. Der ursprüngliche IRS Letter CP 575 ist nicht mehr auffindbar. Im Rahmen der Eröffnung eines neuen Geschäftskontos verlangt die Bank einen offiziellen Nachweis der Employer Identification Number. Die Gesellschaft erhält daraufhin einen IRS Letter 147C, der die bereits bestehende steuerliche Identifikationsnummer bestätigt. Die Kontoeröffnung kann anschließend problemlos abgeschlossen werden.

Die entscheidende Frage lautet nicht: „Besitze ich den ursprünglichen IRS Letter CP 575 noch?“ Sondern: „Kann ich meine steuerliche Registrierung jederzeit durch einen anerkannten offiziellen Nachweis belegen – unabhängig davon, ob das ursprüngliche Schreiben noch vorhanden ist?“ Genau hierfür dient der IRS Letter 147C.

Der IRS Letter 147C ist der offizielle Ersatznachweis einer bereits vergebenen Employer Identification Number. Er besitzt ausschließlich steuerliche und administrative Bedeutung, spielt jedoch im praktischen Geschäftsverkehr einer LLC eine zentrale Rolle. Eine vollständige Archivierung sämtlicher Registrierungsunterlagen gehört deshalb zu den wichtigsten organisatorischen Grundlagen einer professionell geführten Gesellschaft.