Die Geschäftsleitung bei digitalen Unternehmen und Remote-Strukturen

Die zunehmende Digitalisierung hat die Art und Weise der Unternehmensführung grundlegend verändert. Geschäftsführer treffen Entscheidungen heute häufig ortsunabhängig, über digitale Kommunikationsmittel und in international verteilten Strukturen.

Dadurch stellt sich die Frage, wie der Ort der Geschäftsleitung in solchen Konstellationen zu bestimmen ist. Die klassischen Grundsätze gelten fort, müssen jedoch auf die neuen tatsächlichen Verhältnisse angewendet werden.

Auch bei digitaler oder remote ausgeübter Unternehmensführung gilt der Grundsatz, dass der Ort der Geschäftsleitung dort liegt, wo die wesentlichen Entscheidungen tatsächlich getroffen werden. Entscheidend ist insbesondere:

• wo sich die handelnden Personen tatsächlich aufhalten
• von welchem Ort aus Entscheidungen getroffen werden
• wo die laufende Steuerung erfolgt

Die technische Ausgestaltung der Kommunikation ändert an diesem Grundsatz nichts.

Die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen, Cloud-Systemen oder digitalen Freigabeprozessen ist für die Bestimmung des Orts der Geschäftsleitung nicht allein maßgeblich.

Entscheidend bleibt, wo sich die entscheidenden Personen im Zeitpunkt der Willensbildung tatsächlich befinden. Virtuelle Kommunikation ersetzt daher keine steuerliche Prüfung des tatsächlichen Leitungsortes.

Arbeiten Geschäftsführer dauerhaft aus dem Homeoffice oder von wechselnden Orten aus, ist besonders sorgfältig zu prüfen, wo die tatsächliche Leitungstätigkeit erfolgt. Bedeutsam sind insbesondere:

• der gewöhnliche Aufenthaltsort der Geschäftsführer
• der Ort der regelmäßigen Entscheidungsfindung
• die organisatorische Steuerung des Unternehmens

Eine remote ausgeübte Geschäftsführung kann dazu führen, dass sich der Ort der Geschäftsleitung verlagert.

Sind mehrere Geschäftsführer in unterschiedlichen Staaten tätig, ist der Schwerpunkt der tatsächlichen Leitungstätigkeit zu ermitteln. Zu berücksichtigen sind insbesondere die Bedeutung der jeweiligen Entscheidungen, die Häufigkeit der Leitungstätigkeit und der Ort der wesentlichen Weichenstellungen.

Bestehen konkurrierende Anknüpfungspunkte in mehreren Staaten, können die Regelungen der Doppelbesteuerungsabkommen heranzuziehen sein, um die Ansässigkeit zu bestimmen.

Digitale und international verteilte Unternehmensstrukturen bergen das Risiko, dass der Ort der Geschäftsleitung unbeabsichtigt in einem anderen Staat begründet wird. Dies kann zu einer unerwarteten Steuerpflicht oder zu konkurrierenden Steueransprüchen mehrerer Staaten führen.

Unternehmen sollten ihre Leitungsstrukturen daher bewusst gestalten und die tatsächlichen Entscheidungsprozesse regelmäßig überprüfen.

Eine international tätige Softwaregesellschaft wird von zwei Geschäftsführern geleitet, von denen einer dauerhaft in Deutschland und einer in Spanien lebt. Sämtliche Entscheidungen werden in regelmäßigen Videokonferenzen vorbereitet und getroffen; eine feste Zentrale besteht nicht.

Im Rahmen der steuerlichen Prüfung ist zu untersuchen, wo der Schwerpunkt der tatsächlichen Leitungstätigkeit liegt und ob die Regelungen des einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommens zur Bestimmung der Ansässigkeit heranzuziehen sind.

Auch bei digitalen Unternehmen und Remote-Strukturen bleibt entscheidend, wo die wesentlichen Entscheidungen tatsächlich getroffen werden und wo sich die handelnden Personen aufhalten. Virtuelle Kommunikationsmittel ersetzen keine steuerliche Prüfung des tatsächlichen Leitungsortes.

Angesichts der besonderen Risiken verteilter Leitungsstrukturen sollten international tätige Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse bewusst gestalten und sorgf��ltig dokumentieren.