Vorbereitende Tätigkeiten im Betriebsstättenrecht

Vorbereitende Tätigkeiten führen unter bestimmten Voraussetzungen trotz einer vorhandenen Geschäftseinrichtung nicht zur Begründung einer Betriebsstätte. Der Grund liegt darin, dass sie noch nicht der eigentlichen unternehmerischen Wertschöpfung dienen, sondern lediglich die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die operative Geschäftstätigkeit später aufgenommen oder effizient durchgeführt werden kann.

Eine vorbereitende Tätigkeit geht der späteren wirtschaftlichen Tätigkeit voraus, stellt selbst noch keine eigentliche Wertschöpfung dar, bereitet den Geschäftsbetrieb organisatorisch vor und schafft unterstützende Grundlagen. Sie verfolgt regelmäßig das Ziel, neue Märkte zu erschließen, zukünftige Aktivitäten vorzubereiten oder Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Je nach Geschäftsmodell können insbesondere folgende Tätigkeiten vorbereitenden Charakter besitzen:

• Marktanalysen
• Wettbewerbsbeobachtung
• Informationsbeschaffung
• Standortanalysen
• Vorbereitung von Investitionsentscheidungen
• interne Projektplanung
• erste Kontaktaufnahmen ohne Vertragsverhandlungen

Die Einordnung erfolgt jedoch stets anhand des Einzelfalls.

Entscheidend ist die Abgrenzung zur eigentlichen Geschäftsausübung. Operative Tätigkeiten umfassen regelmäßig Vertragsabschlüsse, Produktion, Vertrieb, Dienstleistungserbringung, Kundenbetreuung und die laufende Geschäftsführung. Vorbereitende Tätigkeiten gehen diesen Aktivit��ten lediglich voraus.

Die steuerliche Einordnung hängt maßgeblich vom Unternehmensgegenstand ab. Für ein Beratungsunternehmen kann die Marktanalyse vorbereitend sein, für ein Marktforschungsunternehmen dagegen bereits zum Kerngeschäft gehören.

Vorbereitende Tätigkeiten sind häufig zeitlich begrenzt und treten typischerweise in Phasen wie Unternehmensgründung, Markteintritt, Projektvorbereitung oder Standortentwicklung auf. Mit Beginn der eigentlichen operativen Tätigkeit kann sich auch die steuerliche Beurteilung ändern.

Für die Einordnung ist zudem die wirtschaftliche Funktion zu berücksichtigen. Je größer die eigenständige wirtschaftliche Bedeutung einer Tätigkeit ist – insbesondere wenn Umsätze erzielt oder Kundenleistungen erbracht werden –, desto eher scheidet eine Einordnung als vorbereitende Tätigkeit aus.

Ein deutsches Medizintechnikunternehmen plant den Markteintritt in Kanada und richtet hierfür ein kleines Projektbüro ein. Die Mitarbeiter analysieren den Gesundheitsmarkt, prüfen regulatorische Anforderungen, beobachten Wettbewerber und erstellen Wirtschaftlichkeitsanalysen. Verträge werden nicht geschlossen und operative Leistungen nicht erbracht.

Im Rahmen der steuerlichen Prüfung ist zu untersuchen, ob die Tätigkeiten ausschließlich vorbereitenden Charakter besitzen oder bereits Teil der eigentlichen Geschäftstätigkeit geworden sind.

Vorbereitende Tätigkeiten dienen der Schaffung organisatorischer und wirtschaftlicher Grundlagen für die spätere Geschäftsausübung. Sie stellen regelmäßig noch keinen eigenständigen Bestandteil der unternehmerischen Wertschöpfung dar und können daher unter bestimmten Voraussetzungen von der Annahme einer Betriebsstätte ausgenommen sein.

Maßgeblich bleibt stets die tatsächliche wirtschaftliche Funktion im Zusammenhang mit dem konkreten Geschäftsmodell sowie eine vollständige Dokumentation aller relevanten Unternehmensabläufe.