Die Employer Identification Number (EIN)

Nach der Gründung einer LLC stellt sich regelmäßig die Frage, wie die Gesellschaft gegenüber den amerikanischen Behörden steuerlich identifiziert wird. Hierfür verwendet das amerikanische Steuerrecht die Employer Identification Number, kurz EIN.

Obwohl der Begriff den Eindruck vermittelt, die Nummer werde ausschließlich für Arbeitgeber benötigt, ist ihr tatsächlicher Anwendungsbereich deutlich umfassender. Die EIN bildet gewissermaßen die steuerliche Identität eines Unternehmens. Sie begleitet eine LLC während ihrer gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit und wird bei zahlreichen behördlichen, steuerlichen und wirtschaftlichen Vorgängen benötigt.

Die Employer Identification Number ist eine vom Internal Revenue Service vergebene Identifikationsnummer. Sie dient der eindeutigen Zuordnung einer Gesellschaft innerhalb des amerikanischen Steuersystems. Dabei handelt es sich nicht um eine Handelsregisternummer, sondern ausschließlich um eine steuerliche Identifikationsnummer.

Die EIN erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig. Sie dient insbesondere:

• der steuerlichen Identifikation
• der Kommunikation mit dem IRS
• der Zuordnung steuerlicher Erklärungen
• der Abwicklung steuerlicher Verfahren
• der eindeutigen Unternehmensidentifikation

Damit bildet sie die Grundlage zahlreicher administrativer Prozesse.

Der Begriff Employer Identification Number lässt vermuten, dass ausschließlich Unternehmen mit Arbeitnehmern eine solche Nummer benötigen. Dies trifft jedoch nicht zu. Auch LLCs ohne Mitarbeiter benötigen in zahlreichen Fällen eine EIN, beispielsweise für steuerliche oder organisatorische Zwecke. Der historische Name beschreibt daher den heutigen Anwendungsbereich nur noch eingeschränkt.

Je nach Unternehmensstruktur wird eine EIN insbesondere benötigt von:

• LLCs
• Corporations
• Partnerships
• Holdinggesellschaften
• Trusts
• Nachlassverwaltungen
• weiteren steuerpflichtigen Organisationen

Ob eine konkrete Gesellschaft eine EIN benötigt, richtet sich nach den jeweils anwendbaren Vorschriften und ihrem Tätigkeitsbereich.

Die Gründung einer LLC und die Vergabe einer EIN sind zwei voneinander unabhängige Vorgänge. Durch die Gründung entsteht die Gesellschaft. Die EIN dient anschließend ihrer steuerlichen Identifikation. Beide Schritte verfolgen somit unterschiedliche Zwecke.

Auch Unternehmer ohne Wohnsitz in den Vereinigten Staaten benötigen häufig eine EIN, wenn sie eine amerikanische LLC betreiben. Die Nummer dient dabei ausschließlich der steuerlichen Identifikation gegenüber den amerikanischen Behörden. Sie begründet für sich genommen weder eine Steuerpflicht noch einen steuerlichen Vorteil.

Neben steuerlichen Zwecken wird die EIN häufig auch im geschäftlichen Alltag verwendet. Sie kann beispielsweise Bedeutung besitzen bei Kontoeröffnungen, Vertragsabschlüssen, Finanzierungsanfragen, Geschäftsbeziehungen und behördlichen Registrierungen. Damit entwickelt sie sich regelmäßig zu einer der wichtigsten Unternehmenskennungen.

Ein häufiger Irrtum besteht darin, die Vergabe einer EIN mit einer bestimmten steuerlichen Behandlung gleichzusetzen. Zwischen beiden besteht jedoch kein unmittelbarer Zusammenhang. Die EIN dient ausschließlich der Identifikation. Wie die LLC tatsächlich besteuert wird, richtet sich nach den jeweiligen steuerlichen Vorschriften.

Mythos 1: Eine EIN benötigen nur Unternehmen mit Mitarbeitern. Auch zahlreiche Unternehmen ohne Arbeitnehmer benötigen eine Employer Identification Number.

Mythos 2: Die EIN ersetzt die Gründung der LLC. Die Gesellschaft entsteht durch ihre Gründung nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates. Die EIN dient ausschließlich der steuerlichen Identifikation.

Mythos 3: Mit der Vergabe einer EIN steht bereits die steuerliche Behandlung fest. Die steuerliche Klassifizierung der LLC richtet sich nach den jeweiligen steuerrechtlichen Vorschriften und nicht nach der Vergabe der Identifikationsnummer.

Ein Unternehmer gründet eine LLC in Wyoming. Nach Abschluss der gesellschaftsrechtlichen Gründung beantragt die Gesellschaft eine Employer Identification Number. Erst anschließend können weitere organisatorische Schritte vorbereitet werden, unter anderem steuerliche Kommunikation, die Erfüllung laufender Steuerpflichten, die Kontoeröffnung, Vertragsabschlüsse und die Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Die EIN bildet damit einen wesentlichen Bestandteil der organisatorischen Infrastruktur der Gesellschaft.

Die entscheidende Frage lautet nicht: „Brauche ich eine EIN?“ Sondern: „Ist meine LLC organisatorisch und steuerlich so vorbereitet, dass die Employer Identification Number sinnvoll in sämtliche Verwaltungs-, Steuer- und Geschäftsprozesse integriert werden kann?“ Erst diese ganzheitliche Betrachtung gewährleistet einen reibungslosen Unternehmensaufbau.

Die Employer Identification Number ist die zentrale steuerliche Identifikationsnummer einer amerikanischen LLC. Sie dient der Kommunikation mit dem IRS sowie zahlreichen organisatorischen und steuerlichen Verwaltungsprozessen. Für internationale Unternehmer gehört sie zu den wichtigsten Grundlagen einer professionell aufgebauten und ordnungsgemäß verwalteten LLC.