Holdinggesellschaften und Mitarbeiter

Kaum ein Thema sorgt für mehr Verwirrung als Mitarbeiter in Holdinggesellschaften. Fast jeder Unternehmer hat Aussagen gehört wie „Eine Holding braucht Mitarbeiter", „Ohne Mitarbeiter hat die Holding keine Substanz" oder „Sie müssen mindestens einen Geschäftsführer und zwei Angestellte beschäftigen". Solche Aussagen stammen häufig aus zweiter Hand, werden vereinfacht und als universelle Wahrheit akzeptiert.

Bevor man über Mitarbeiter sprechen kann, muss man eine wichtigere Frage beantworten: Was soll die Holding überhaupt tun? Personal ist niemals Selbstzweck – Mitarbeiter werden eingestellt, weil Funktionen erfüllt werden müssen.

Eine Gesellschaft hält Anteile an einer operativen GmbH, einer LLC, einem SaaS-Unternehmen oder einem Immobilienprojekt. Mehr passiert nicht: Sie besitzt die Beteiligungen, empfängt Dividenden und trifft gelegentlich Eigentümerentscheidungen. Die operative Arbeit findet vollständig in den Tochtergesellschaften statt.

In einer solchen Struktur lautet die ehrliche Antwort auf die Frage nach Mitarbeitern häufig: gar keine. Denn die Holding erfüllt keine umfangreichen operativen Aufgaben.

Ein häufiger Fehler besteht darin, Mitarbeiter ausschließlich aus formalen Gründen einzustellen, nach der Logik „Die Holding braucht Substanz". Oft ohne klar definierte Aufgaben. Dadurch entstehen neue Probleme, denn moderne Steuerprüfungen interessieren sich nicht für die Existenz von Mitarbeitern, sondern für deren Tätigkeit.

Gefragt wird: Was machen diese Personen? Welche Entscheidungen treffen sie? Welche Funktionen erfüllen sie? Welche Risiken kontrollieren sie? Eine Person ohne wirtschaftliche Funktion erzeugt selten überzeugende Substanz.

Die Situation verändert sich, sobald die Holding aktive Aufgaben übernimmt: Gruppenstrategien entwickeln, Markenrechte verwalten, Finanzierungen koordinieren, Investitionen steuern und Tochtergesellschaften überwachen. Diese Tätigkeiten müssen tatsächlich ausgeführt werden – hier entsteht ein legitimer Personalbedarf, nicht weil ein Gesetz es verlangt, sondern weil die Funktionen Personal erfordern.

Besonders deutlich wird dies bei Management-Holdings mit Budgetplanung, Finanzcontrolling, strategischer Steuerung, Investor Relations und Gruppenfinanzierung. Gerade bei kleineren Gruppen ist der Unternehmer häufig selbst die entscheidende Person – das kann auch steuerlich bedeutsam werden, weil sich die wirtschaftliche Realität an tatsächlichen Tätigkeiten orientiert, nicht an Organigrammen.

Die größte Fehlannahme lautet: „Substanz bedeutet Mitarbeiter." Substanz umfasst weit mehr: Funktionen, Entscheidungen, Verantwortung, Risikokontrolle und wirtschaftliche Realität. Mitarbeiter können Teil dieser Substanz sein, sind aber nicht automatisch damit gleichzusetzen.

Erfolgreiche Strukturen entstehen, wenn zuerst reale Funktionen existieren und danach der Personalbedarf – nicht umgekehrt. Viele Holdings beschäftigen entweder zu viele Menschen (aus formalen Gründen) oder zu wenige (bei behaupteten Funktionen, die niemand ausführt).

Ob eine Holding eigenes Personal benötigt, hängt nicht von pauschalen Mindestanforderungen ab, sondern von den tatsächlichen Funktionen innerhalb der Gruppe. Eine passive Beteiligungsholding kann mit sehr wenig Aufwand funktionieren, eine aktive Management-Holding benötigt Personen, die ihre Aufgaben tatsächlich erfüllen.

Die entscheidende Frage lautet nicht „Wie viele Mitarbeiter braucht meine Holding?", sondern „Welche wirtschaftlichen Funktionen soll meine Holding tatsächlich erfüllen?"