Wer erhebt Quellensteuer? Die Beteiligten im Quellensteuerverfahren

Viele Unternehmer gehen zunächst davon aus, dass der Empfänger einer Zahlung seine Steuer später selbst erklärt und bezahlt. Bei der Quellensteuer funktioniert das anders. Die Steuer wird bereits im Zeitpunkt der Auszahlung berücksichtigt. Der Zahlungsempfänger erhält den Betrag daher häufig nicht in voller Höhe. Der Steuerabzug erfolgt bereits vorher. Dadurch wird die Steuer unmittelbar an der Quelle der Einkünfte erhoben.

An einer grenzüberschreitenden Zahlung sind regelmäßig mindestens drei Beteiligte beteiligt:

• der Zahlungsschuldner
• der Zahlungsempfänger
• die Finanzverwaltung des Quellenstaates

Jeder dieser Beteiligten übernimmt eine andere Aufgabe.

Der Zahlungsschuldner ist regelmäßig die Person oder das Unternehmen, das die Zahlung leistet. Beispiele sind eine Tochtergesellschaft, eine Kapitalgesellschaft, ein Lizenznehmer, ein Darlehensnehmer oder eine ausschüttende Gesellschaft.

Je nach nationalem Recht kann der Zahlungsschuldner verpflichtet sein, die Quellensteuer zu berechnen, sie einzubehalten, sie fristgerecht abzuführen und entsprechende Meldungen abzugeben. Damit übernimmt er eine zentrale Rolle im Quellensteuerverfahren.

Der Empfänger erhält grundsätzlich die Einkünfte, beispielsweise Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren, Managementvergütungen oder Dienstleistungsentgelte. Er trägt wirtschaftlich regelmäßig die Quellensteuer. Der tatsächlich ausgezahlte Betrag vermindert sich entsprechend um den einbehaltenen Steuerbetrag. Je nach Rechtslage kann später eine Anrechnung oder Erstattung möglich sein.

Die Finanzverwaltung des Quellenstaates erhält die einbehaltene Steuer. Sie überwacht unter anderem,

• ob der Steuerabzug ordnungsgemäß vorgenommen wurde
• ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind
• ob Entlastungen richtig angewendet wurden
• ob Doppelbesteuerungsabkommen zutreffend berücksichtigt wurden

Dadurch wird die Besteuerung grenzüberschreitender Einkünfte sichergestellt.

In der Praxis wirken häufig weitere Stellen mit. Hierzu gehören beispielsweise:

• Depotbanken
• Verwahrstellen
• Zahlstellen
• Steuerberater
• Rechtsanwälte
• Finanzintermediäre
• Konzernsteuerabteilungen

Gerade bei internationalen Kapitalanlagen übernehmen Banken häufig den technischen Steuerabzug.

Der Zahlungsschuldner handelt häufig nicht nur im eigenen Interesse. Er erfüllt zugleich gesetzliche Pflichten gegenüber der Finanzverwaltung. Werden Quellensteuern fehlerhaft behandelt, können unter anderem entstehen:

• Nachforderungen
• Verzinsungen
• Bußgelder
• Haftungsrisiken
• zusätzlicher Verwaltungsaufwand

Deshalb sollten internationale Zahlungen stets sorgfältig geprüft werden.

Mythos 1: Der Empfänger kümmert sich selbst um die Quellensteuer. In vielen Staaten ist gerade der Zahlungsschuldner gesetzlich verpflichtet, die Steuer einzubehalten und abzuführen.

Mythos 2: Quellensteuer betrifft ausschließlich Banken. Auch Unternehmen außerhalb des Finanzsektors können regelmäßig zum Quellensteuerabzug verpflichtet sein.

Mythos 3: Der Steuerabzug erfolgt weltweit nach denselben Regeln. Die jeweiligen Pflichten unterscheiden sich teilweise erheblich. Sie richten sich nach dem nationalen Steuerrecht sowie nach den anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen.

Eine deutsche Kapitalgesellschaft zahlt Lizenzgebühren an ihre Muttergesellschaft in den Niederlanden. Vor der Auszahlung prüft die Gesellschaft, ob deutsches Quellensteuerrecht anwendbar ist, ob das Doppelbesteuerungsabkommen eine Reduzierung vorsieht, ob die Voraussetzungen einer Quellensteuerentlastung erfüllt sind und welche Nachweise erforderlich sind.

Erst danach erfolgt die Auszahlung. Die Gesellschaft führt – soweit gesetzlich erforderlich – die Quellensteuer an die zuständige Finanzverwaltung ab. Die niederländische Muttergesellschaft erhält den verbleibenden Nettobetrag. Das Beispiel zeigt, dass der Zahlungsschuldner eine zentrale Rolle im gesamten Verfahren übernimmt.

Viele Quellensteuerprobleme entstehen nicht wegen komplizierter Steuergesetze. Sie entstehen, weil Unternehmen ihre Rolle im Quellensteuerverfahren nicht kennen. Wer nicht weiß, wer den Steuerabzug vornehmen muss, erkennt häufig auch die damit verbundenen Pflichten zu spät.

Die entscheidende Frage lautet nicht „Wer zahlt wirtschaftlich die Quellensteuer?", sondern „Wer ist gesetzlich verpflichtet, die Quellensteuer einzubehalten, ordnungsgemäß abzuführen und sämtliche formellen Anforderungen zu erfüllen?"

Die Quellensteuer wird regelmäßig durch den Zahlungsschuldner einbehalten und an die Finanzverwaltung abgeführt, wirtschaftlich trifft sie jedoch den Empfänger der Einkünfte. Wer die Rollen und Pflichten der Beteiligten versteht, schafft die Grundlage für eine rechtssichere Abwicklung internationaler Zahlungsströme und vermeidet unnötige steuerliche Risiken.