Der abhängige Vertreter

Eine Betriebsstätte kann nicht nur durch eine feste Geschäftseinrichtung, sondern auch durch die Tätigkeit eines abhängigen Vertreters entstehen. In diesem Fall spricht man von einer Vertreterbetriebsstätte.

Bedeutsam ist dies insbesondere dann, wenn ein Unternehmen im Ausland tätig wird, ohne dort selbst über eigene Räumlichkeiten zu verfügen. Die Tätigkeit einer für das Unternehmen handelnden Person kann gleichwohl einen steuerlichen Anknüpfungspunkt begründen.

Ein abhängiger Vertreter zeichnet sich regelmäßig durch eine enge Bindung an das Unternehmen aus. Anhaltspunkte hierfür sind insbesondere:

• organisatorische Eingliederung in das Unternehmen
• Weisungsgebundenheit
• fehlendes eigenes Unternehmerrisiko
• wirtschaftliche Abhängigkeit
• dauerhafte Tätigkeit für das Unternehmen

Diese Merkmale unterscheiden ihn vom selbständigen Vertreter.

Ein zentrales Merkmal der Vertreterbetriebsstätte ist die Rolle des Vertreters beim Abschluss von Verträgen. Eine Vertreterbetriebsstätte kann insbesondere entstehen, wenn der Vertreter regelmäßig Verträge im Namen des Unternehmens abschließt.

Von Bedeutung ist dabei, ob der Vertreter über eine Abschlussvollmacht verfügt und ob er diese tatsächlich und regelmäßig ausübt. Ein einmaliges oder gelegentliches Handeln genügt regelmäßig nicht.

Eine Vertreterbetriebsstätte kann auch dann vorliegen, wenn der Vertreter zwar keine formale Abschlussvollmacht besitzt, die wesentlichen Vertragsentscheidungen jedoch tatsächlich prägt.

Zu prüfen ist insbesondere, wer Vertragsverhandlungen führt, wer die wesentlichen Bedingungen aushandelt und ob die Unternehmenszentrale die vorbereiteten Verträge lediglich formal bestätigt. Maßgeblich ist die tatsächliche wirtschaftliche Funktion.

Für die Annahme eines abhängigen Vertreters spricht eine enge Eingliederung in das Unternehmen. Hierzu können die Nutzung interner Systeme, feste Berichtspflichten, detaillierte Vorgaben zu Arbeitsabläufen und die Einbindung in interne Entscheidungsprozesse gehören.

Je umfassender das Unternehmen die Tätigkeit des Vertreters bestimmt und überwacht, desto eher liegt eine abhängige Vertreterstellung vor.

Die Einordnung als abhängiger Vertreter hat erhebliche Auswirkungen auf internationale Vertriebsstrukturen. Sie entscheidet insbesondere über:

• das Bestehen einer Vertreterbetriebsstätte
• die Besteuerungsrechte des Tätigkeitsstaates
• die Gewinnzurechnung
• die steuerlichen Erklärungspflichten

Eine fehlerhafte Einordnung kann zu unerwarteten Steuerpflichten führen.

Ein ausländisches Unternehmen beschäftigt in Deutschland einen Vertriebsmitarbeiter, der ausschließlich für dieses Unternehmen tätig ist, dessen interne Systeme nutzt, regelmäßig an die Zentrale berichtet und Vertragsverhandlungen mit Kunden eigenständig führt. Die Verträge werden anschließend von der Zentrale nur noch formal bestätigt.

Im Rahmen der steuerlichen Prüfung ist zu untersuchen, ob der Mitarbeiter als abhängiger Vertreter anzusehen ist und ob seine Tätigkeit eine Vertreterbetriebsstätte begründet.

Der abhängige Vertreter kann eine Vertreterbetriebsstätte begründen, ohne dass das Unternehmen über eine eigene feste Geschäftseinrichtung verfügt. Maßgeblich sind die organisatorische Eingliederung, die Weisungsgebundenheit und die tatsächliche Rolle beim Abschluss von Verträgen.

Auch ohne formale Abschlussvollmacht kann eine Vertreterbetriebsstätte entstehen, wenn der Vertreter die wesentlichen Vertragsentscheidungen tatsächlich prägt. Eine sorgfältige Analyse und Dokumentation der Zusammenarbeit ist daher unerlässlich.