Der tatsächliche Ort der Geschäftsleitung

Während der Satzungssitz anhand der Gründungsunterlagen festgestellt werden kann, erfordert die Bestimmung der tatsächlichen Geschäftsleitung eine umfassende Analyse der tatsächlichen Unternehmensführung. Der tatsächliche Ort der Geschäftsleitung befindet sich dort, wo der Mittelpunkt der laufenden geschäftlichen Oberleitung liegt.

Es kommt darauf an, wo die wesentlichen Unternehmensentscheidungen getroffen werden, wo die laufende Unternehmensführung erfolgt und wo die Unternehmenspolitik bestimmt wird. Der Mittelpunkt der tatsächlichen Leitung ist entscheidend.

Von besonderer Bedeutung sind die Entscheidungen des täglichen Geschäftsbetriebs. Hierzu gehören insbesondere:

• Finanzierungsentscheidungen
• Investitionsentscheidungen
• Personalentscheidungen
• Vertragsentscheidungen
• strategische Unternehmenssteuerung
• Budgetplanung

Diese Entscheidungen geben regelmäßig Aufschluss über den tatsächlichen Leitungsort.

Nicht maßgeblich ist allein, wo Entscheidungen unterschrieben werden. Entscheidend ist vielmehr, wo sie vorbereitet, inhaltlich diskutiert und tatsächlich getroffen werden und wo ihre Umsetzung gesteuert wird. Die tatsächliche Willensbildung steht im Mittelpunkt.

Die Tätigkeit der Geschäftsführer besitzt dabei besondere Bedeutung. Zu prüfen sind gewöhnlicher Arbeitsort, Aufenthaltsort während wesentlicher Entscheidungen, tatsächliche Leitungsaufgaben und die Verteilung der Zuständigkeiten. Maßgeblich bleibt die Gesamtbetrachtung.

Digitale Kommunikationsmittel verändern den Ort der Entscheidungsfindung nicht automatisch. Auch bei Nutzung von Videokonferenzen, Cloud-Systemen oder digitalen Abstimmungstools ist zu prüfen, von welchem Ort aus die handelnden Personen ihre Leitungsentscheidungen tatsächlich treffen.

Kein einzelnes Merkmal entscheidet allein. Vielmehr erfolgt eine Gesamtwürdigung aller relevanten Umstände, in die Aufenthaltsorte der Geschäftsführung, tatsächliche Entscheidungsprozesse, organisatorische Struktur und wirtschaftliche Steuerung einfließen.

Eine Holdinggesellschaft hat ihren Satzungssitz in Zypern. Die beiden Geschäftsführer wohnen dauerhaft in der Schweiz und in Deutschland. Sämtliche Investitionsentscheidungen, Budgetfreigaben und strategischen Konzernentscheidungen werden im Rahmen regelmäßiger Videokonferenzen getroffen, an denen beide Geschäftsführer von ihren jeweiligen Wohnsitzen aus teilnehmen.

Im Rahmen der steuerlichen Prüfung ist zu analysieren, wo der tatsächliche Mittelpunkt der laufenden Geschäftsleitung liegt und von welchem Ort aus die wesentlichen Leitungsentscheidungen tatsächlich getroffen werden.

Der tatsächliche Ort der Geschäftsleitung bestimmt sich nach dem Mittelpunkt der laufenden Unternehmensleitung. Maßgeblich sind weder formale Registereintragungen noch einzelne Vertragsklauseln, sondern die tatsächlichen Leitungs- und Entscheidungsprozesse des Unternehmens.

Die Bestimmung erfolgt im Wege einer umfassenden Gesamtwürdigung aller relevanten Umstände. Eine vollständige und konsistente Dokumentation der Unternehmensführung ist dabei der wichtigste Baustein einer rechtssicheren internationalen Steuerstruktur.